Realizado por Karen Viviana Cubides Serna 
Universitaria Agustiniana
Programa de Hotelería y turismo.
Primer semestre
En la asignatura de Introducción a la Administración 

CONTROL

Concepto

Es una etapa primordial en la administración para verificar la situación real de la organización

“La Evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias”

Importancia

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

 Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

Etapas

·       Identificación de estándar: modelo de comparación para evaluar

·       Medición de resultados: medir la ejecución y el resultado con la aplicación de unidades de medida

·       Comparación: una vez se efectué la medición, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos.

·       Detención de desviaciones: el resultado da la terminación de desviaciones entre el desempaño real y el estándar, deberán reportarse inmediatamente.

·       Corrección: el tomar correctiva ejecutiva

·       Retroalimentación: la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Ejemplo

**Los ejecutivos correspondientes, informarán al gerente de los

progresos de la empresa e informarán de cualquier variación o

cambio que se presente o tenga que realizarse para establecer

las correcciones correspondientes a la planeación u otras de las

fases a segur.

**En esta etapa revisamos que tanto las empresas prestadoras de

servicios como los proveedores cumplan con todo lo acordado

para avanzar según el tiempo previsto desde la etapa de

planificación; en caso contrario se procede a buscar a un nuevo

proveedor o prestador de servicio primeramente en la región y en

caso de que no sea encontrado alguien que cumpla las

expectativas se busca en otra región aunque eso implique un

reajuste en el presupuesto.

DIRECCIÓN

Ver que se haga

Concepto

Es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización. También llamada ejecución comando o liderazgo.

 “La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión”

Importancia

° Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización

° A través de ellas se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional

° La división eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

° Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

° a través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Etapas

·       Toma de decisiones: Es la responsabilidad más grande de un administrador, pues son el motor de los negocio. Y es necesario
- Definir el problema: hay que resolverlo y hay que auxiliarse de diferentes fuentes.
- Analizar el problema: buscar posibles alternativas de solución al momento de desglosarlo
- Evaluar las alternativas: Mayor número posible de alternativas y así estudiar las ventajas y desventajas.
- Elegir entre alternativas: Elegir la más idónea.
-Aplica la decisión: poner en practica la decisión que debe contar con un plan de desarrollo que comprenderá recursos, los procedimientos y programas necesarios

·       Integración: comprende recursos materiales como humanos, el cual el último es el más importante ya que su desempeño dependerá del aprovechamiento de los demás recursos.

·       Motivación: es la labor más importante y compleja de la dirección,  pues con base en esto se logra la ejecución de del trabajo.

·       Comunicación: la comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se tramite y recibe información en un grupo social.
-Emisor: se origina la información
-Trasmisor: fluye la comunicación
-Recepto: recibe y debe entender la información

Hay cuatro tipos de comunicación, estas son:
-Vertical: influye un nivel administrativo
- Horizontal: se da en niveles jerárquicos semejantes.
-Verbal: oralmente
- Escrita: material escrito o gráficos.

·       Liderazgo – Supervisión: consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

Ejemplo

Ø Después de consultar con varias empresas constructoras de la región se determina la empresa que ofrece construir el Hostal en el menor tiempo posible con los mejores estándares de calidad; avalada por su experiencia en trabajos anteriores.
Del mismo modo se ha localizado a las empresas de recursos humanos, marketin

g y de servicios jurídicos en la región que puedan contribuir al buen desarrollo del proyecto

Ø  Los ejecutivos asignaron la fabricación de las galletas a, quienes tendrán un plazo de 2 días para fabricar seis mil cajas de galletas.
Los ejecutivos venderán las galletas a las tiendas distribuidoras, que se encontrarán ubicadas en toda la zona conurbada.

ORGANIZACIÓN

¿Cómo se va hacer?

CONCEPTO

Es el ordenamiento y la coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.

Después de determinar lo que se quiere hacer es importante determinar cómo hacerlo y esto solo es posible con la organización. Así mismo este aspecto es tan indispensable en la administración, como la estructura para un edificio. 

"El elemento de la estructura necesaria para la sistematizan racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposiciones, correlaciones y agrupaciones de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social." 

IMPORTANCIA 

Los fundamentos que muestran la importancia de la Organización son: 

° jamás se puede decir que ha terminado, pues los cambios son frecuentes lo que obviamente requiere de organización

° es la manera de establecer la mejor forma de lograr los objetivos de un grupo social

° Suministra métodos para que se puedan desempeñar actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo

° reduce costos e incremento de la productividad,

° Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar funciones 

ETAPAS DE ORGANIZACIÓN

>>División del trabajo: es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con La mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo

* Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Se requiere centros de autoridad que se relacionen entre si ya sea lineal, funcional y/o staff.

* Departamentalización: es un división orgánica para desempeñar diversas actividades.

v Secuencia:

-        Listar todas las funciones de la empresa

-        Clasificarlas

-        Agruparlas según orden jerárquico

-        Asignar actividades

-        Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidades y obligaciones, entre las funciones y los puestos.

-        Establecer líneas de comunicación entre los departamentos

-        El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

    v Tipos de departamentalización

  vPor función

    vPor productos

    v   Por cliente  

  vPor proceso o equipo

     v   Por secuencia

      Después de haber  establecido la jerarquización

Descripción de funciones y obligaciones: es importante definir con claridad las labores y actividades que hay que desarrollarse en cada departamento.

HERRAMIENTAS

Ø Organigramas

Ø Manuales

Ø Diagramas de flujo

Ø Diagramas de proceso

Ø Carta de distribución del trabajo o de actividades.

Ø Análisis de puestos

EJEMPLO

§ ** Se forma una comisión encargada de adquirir ya sea comprando o rentando las maquinarias y comprar la materia prima.

Será asignada la fabricación de las galletas al personal calificado y adecuado. Se contratará  un equipo que rectificará la distribución del producto.

§  **En su etapa inicial se trabajará con empresas locales de outsorcing que puedan dotar a Lorem Ipsum S.A de C.V. del personal necesario para llevar a cabo el proyecto privilegiando siempre la contratación del personal calificado de la localidad. También se va a recurrir a un despacho regional que pueda realizar los estudios de mercado necesarios para determinar las estrategias de marketing correctas. Del mismo modo se buscará un bufete legal especializado en tramitología que pueda conseguir los permisos legales necesarios en el menor tiempo posible.

PLANEACIÓN

¿Qué se quiere hacer?

¿Qué se va hacer?

Concepto

Antes de iniciar cualquier cosa es importante decidir los resultados que se pretenden alcanzar. También las condiciones futuras y los elementos necesarios, sin esto hay opción de caer en fuertes riesgos, esfuerzos, desperdicio de recursos, así como también una administración improvisada.

Implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de este y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, estrategias, reglas, procedimiento, programas, presupuestos, pronósticos etc.

En conclusión la planeación es la determinación de los objetivos es la determinación de los objetivos y elección de los curso de acción para lograrlos con base en la investigación y elaboración de un esquema que habrá de realizarse en el futuro.

Importancia.

ES ESENCIAL para un adecuado funcionamiento de cualquier grupo social. Permite proyectar innovaciones y estilos nuevos para dar solución a los problemas. Por otro lado se reconoce hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

Los fundamentos importantes de la planeación son:

º proporciona desarrollo a la empresa al establecer métodos de racionalización de recursos

º reduce la incertidumbre que es posible que se presente en un futuro, cabe aclarar que no la elimina.

º prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, y garantiza más el éxito.

º Mentalidad futurista, teniendo visión del porvenir, y un a un afán de lograr y mejorar las cosas.

º condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.

º evita "corazonadas" porque establece un sistema racional para tomar decisiones.

º aprovecha las oportunidades y reduce al mínimo los riesgos.

º Las decisiones son basan en los hechos, mas no en las emociones.

º Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

º Al eliminar la improvisación, promueve la eficiencia

º proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

º proporciona al administrador muy buenos rendimientos de su tiempo y su esfuerzo. Así como disminuye los problemas potenciales.

º permite evaluar antes de tomar una decisión.

º Se eleva la morar, al ver hacia donde se dirigen los esfuerzos

En conclusión la planeación da sentido de pertenencia; reduce la incertidumbre; facilita el control y visualiza los cambios.

Tipo de planeación 

En cuanto al periodo establecido se puede clasificar

- Corto plazo: término menor a un año.

  * Inmediato: hasta seis meses

  * Medianos: mayor de seis meses y menor que doce.

- Mediano plazo: de uno a tres años

- Largo plazo: se proyectan a un tiempo mayor a tres meses.

Elementos.

La planeación es el punto de partida y está integrada por los siguientes elemento.

- Misión y Visión

El punto de partida de la planeación es la misión, pues describe la actividad o función que desarrolla la empresa y contestaba la preguntan

¿Cuál es el tipo de producción, ocupación o prestación de servicios de la empresa?

La misión y la visión son la base para darle una dirección a la vida de la empresa. La visión expresa las aspiraciones futuras y fundamentales. Y contesta a la pregunta

¿Qué se desea que sea la empresa en un futuro? que determina aspiraciones cualitativas y cuantitativas.

-Objetivos.

El punto de partida de la acción administrativa consecuentemente de la planeación, es la fijación de objetivos. Un objeto es un fin a alcanzar. Si una organización o empresa, dentro de su planeación no considera sus objetivos, simplemente esa empresa será como un mero barco a la deriva del mar. Los objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro de la organización misma, cada miembro del personal, debe saber qué objetivos se persiguen solo de esa manera podrá enfocar sus esfuerzos a la realización de lo que la empresa quiere alcanzar. Los objetivos de toda empresa, representa los resultados que la empresa desea obtener. Fijando siempre un plazo, y por supuesto un curso de acción para lograrlo. Las empresas, organización, proyectos, por muy micro o macro que estos sean, si carecen de objetivos concretamente definidos, simplemente como empresa, muy difícilmente tendrán éxito.

-Propósito

Complementa la visión y determina los valores generales de la empresa que guían el comportamiento ético de los integrantes. La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa.

La importancia se radica en 

* son el cimiento de los demás elementos de la planeación. Así como de otros planes.

* orienta a los responsables de la planeación en cuanto a la acción moral

* identifica a la empresa como una responsabilidad económica.

* son la razón existente del grupo social.

-Investigación

Procura tener información relevante con el fin de explicar, describir, y predecir cualquier situación administrativa que afecten o beneficien a la empresa. La necesita para para que pueda ser objetiva, precisa, cuantificable, flexible y certera. 

-Estrategias.

Para fines administrativos las estrategias son indispensables para el desarrollo de un plan en cualquier organización. Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestra la dirección y el empleo general e inteligente de los recursos disponibles con que

cuenta la empresa. Y por supuesto también es el empleo general de los esfuerzos de toda la organización. El contar con una amplia gama de alternativas o estrategias para selecciona, ayuda a elegir la más adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos.

-Políticas. 

Las políticas son una guía para orientar la acción o criterios a seguir para la toma de decisiones, en problemas que se reten una y otra ves,

dentro de la empresa misma. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión (margen discrecional) La determinación de políticas, no está reservada exclusivamente para la alta gerencia, sino a los demás niveles que existen en la empresa.

-Reglas o Normas. 

Las reglas describen la acción no acción requerida y especifica. Regula la conducta de cada miembro de la organización existiendo Normas Generales y Normas Específicas.

-Programas. 

Un programa establece la secuencia de acciones que habrá de realizarse y el tiempo que tomará para ejecutar cada una de las partes del programa mismo.

-Procedimientos. 

Son una serie de tareas concatenadas que forman el orden cronológico y la forma de establecida de ejecutar el trabajo, que deba hacerse de forma repetitiva. Estos son de vital importancia para cualquier organización o empresa, y máximo lo son para la planeación porque estos establecen la secuencia de operaciones que deben seguirse.

-Presupuestos. 

Son estados de resultados anticipados a través de los cuales, los planes son traducidos a términos financieros. Permiten al ejecutivo ver claramente que el capital será gastado, por quien y donde, que costo, ingresos, unidades o productos. De esta manera podrá dirigir mejor el plan dentro de los límites del presupuesto. Aparte de ser instrumentos de planeación también son elementos de control.

Ejemplo

El objetivo de Lorem Ipsum S.A de C.V. es abrir un Hostal de 30 habitaciones 3 estrellas y una tienda de artesanías a la orilla de una carretera de camino a una de las principales playas del país.

Para hacerlo, primeramente se va a disponer de un capital de 1 millón

de dólares; después vamos a localizar el terreno adecuado que

cumpla con las expectativas del proyecto.

Después se procederá  con la compra del terreno y posterior

construcción del lugar.

Una vez realizado lo anterior se van a conseguir los permisos

correspondientes ante las autoridades competentes y a dotar el hostal

de los servicios necesarios como luz, agua, teléfono, internet, etc.

Después vamos a establecer la estrategia de mercadeo y promoción del lugar.

Al final definiremos como y cuando realizar la apertura acorde a la 

temporada alta en el destino turístico inmediato.